Digitalízalo y consulta al instante la documentación
Recabar los documentos de los trabajadores que entran a trabajar en la empresa es una de las tareas del área de recursos humanos. Es increíble que estemos en la era de la digitalización y aun así se sigan manejando en físico los documentos que entregan los trabajadores. Por supuesto, esto se seguirá manejando así, pues algunos de estos documentos nos llegan ya impresos, aunque tienden a desaparecer.
Probablemente después de recibir los anteriores documentos, los clasificas y guardas en un archivero que puede estar organizado con separadores, gavetas, diferentes anaqueles e inclusive en varios lugares.
La razón de ser del expediente
Pero esto es solo su almacenamiento. ¿Cuál es el verdadero propósito de recabar los documentos de un colaborador? Algunos de estos documentos nos sirven como comprobantes, otros nos dicen quién es la persona o qué es lo que ha hecho en su trayectoria laboral. Pero, ¿el expediente que se recaba, termina convirtiéndose en archivo muerto? ¿Es fácil saber si la documentación de todos los empleados está completa? ¿El expediente ya es obsoleto por no actualizarlo?
La era digital nos permite convertir todos estos documentos físicos en digitales y clasificarlos fácilmente. Si tenemos el software adecuado, los documentos se pueden indexar para ser localizados y recuperados fácilmente. Ya teniéndolos a la mano se pueden imprimir si es necesario, hacerlos llegar electrónicamente a quien lo requiera o formar un expediente que apoye a alguna otra área o proceso. También podemos saber fácilmente los documentos que hacen falta de entregar de cada persona y por supuesto, de toda la organización.
Otros elementos que se deben facilitar son aspectos como: identificar documentos que pierden su vigencia como la licencia de conducir o las identificaciones oficiales, también debe ser fácil identificar la ubicación en la que se encuentra el documento original para su consulta en caso de ser requerido.
Una empresa bien organizada o que esté en algún proceso de calidad, requiere manejar el expediente de la forma más sencilla y confiable. Qué difícil puede ser tratar de llevar orden en este aspecto si no cuentas con las herramientas adecuadas que te apoyen. Lo bueno es que puedes contar con Laborae si quieres dar respuesta a este y otros temas esenciales de buenas prácticas de recursos humanos