El exceso de papeles nos invade en todas las áreas. Los departamentos de Recursos Humanos son especialmente susceptibles de ahogarse en un mundo de papeles. Obtener la información del expediente de un empleado puede ser todo un reto ¿Cómo hacer para contar con la información requerida en unos segundos? Descubre cómo optimizar el manejo de papeles en tu área de Recursos Humanos.
Toda persona que quiera ser contratada en una empresa u organización, debe presentar una serie de documentos de diversa índole que la identifiquen y que comprueben sus conocimientos, habilidades y experiencia. Dichos documentos forman parte del expediente del empleado.
Problemática con el papel
Tradicionalmente esos documentos se presentan y se conservan en papel, muchas veces son fotocopias de los originales, de no muy buena calidad. Suele suceder que dichas copias no son legibles, no se pueden leer y también sucede que con el paso del tiempo la impresión de dichos documentos va perdiendo calidad y nitidez, al grado que después de algunos años el documento en cuestión ya no muestra información legible y ya no se puede consultar en absoluto.
Además, existe el problema de la ubicación del documento en papel. Generalmente se guardan en un archivero que está en un lugar específico, y tener acceso a dicho documento puede requerir varios minutos que, multiplicados por el número de empleados de una organización mediana, implicará varias horas-hombre. Dicha tarea, es abiertamente una labor rutinaria que consume mucho tiempo del personal administrativo de un área de recursos humanos.
Surgimiento del expediente digital
Afortunadamente, desde hace varios años, se cuenta con dispositivos de hardware y software que facilitan el manejo de los expedientes de manera digital. ¿Cómo es esto? Muy sencillo, cualquier documento que integre el expediente de un colaborador se puede digitalizar (“escanear”) utilizando un escáner. Estos aparatos pueden explorar un documento cualquiera y convertirlo en formato digital que puede ser tipo jpg, tif, pdf o algún otro. Dichos archivos se pueden almacenar en el disco duro de un servidor y pueden ser vinculados a la base de datos de los empleados, de tal suerte que, al consultar los datos de un empleado, se pueden visualizar con facilidad todos los documentos que integran su expediente.
Esta sencilla rutina suele ahorrar muchas horas a la semana de actividades rutinarias por parte de los responsables de administrar el área de recursos humanos.
Cómo convertir un expediente en papel a un expediente digital en tu empresa
Llevar a cabo el “escaneo” de cada uno de los documentos que integran los expedientes de una empresa puede resultar una labor titánica que consuma muchas horas de tediosa labor. Estas funciones son rutinarias y no deben ser llevadas a cabo por la persona responsable de Recursos Humanos de una organización, y muchas veces tampoco, por los asistentes del área. Imaginemos una empresa con 250 empleados, y que cada expediente cuente en promedio con 10 documentos en papel, estaríamos hablando de 2,500 documentos por escanear.
Para realizar esta labor se requiere acondicionar un espacio de trabajo con computadora y escáner para una o varias personas contratadas por tiempo limitado para el efecto. ¿Qué personas pueden hacer este trabajo? Candidatos idóneos para esta labor son los estudiantes (pasantes o incluso becarios) de carreras técnicas (principalmente de las áreas económico-administrativas) que tienen que cubrir “horas de oficina”, trabajando en tareas administrativas dentro de una organización. Para ello, habrá que proveerles del equipamiento necesario, pero antes habrá que capacitarlos para llevar a cabo esta tarea con éxito.
Y todos ganan.
Por un lado, la empresa, que no tiene que invertir tiempo y dinero en contratar formalmente a colaboradores temporales. Por otro lado, el estudiante o pasante, que necesita acreditar un cierto número de horas de trabajo de oficina puede encontrar en esta labor un espacio para acumular las horas de trabajo que su carrera exige. Se pueden tener uno, dos o más pasantes que lleven a cabo este tipo de actividades. Al ser estudiantes de los últimos años de un diplomado, carrera técnica o carrera profesional, generalmente son jóvenes que están familiarizados con las tecnologías de información y fácilmente pueden aprender a cumplir con su nueva responsabilidad y van adquiriendo experiencia al laborar en una oficina.
¿Y qué sucede si no se cuenta con la información o se tiene de manera obsoleta e incompleta?
Es momento de diseñar un cuestionario digital o en papel, que todo empleado tendrá que llenar, sea de manera individual o con el apoyo del área de recursos humanos. Existe también la posibilidad de elaborar un cuestionario vía los formularios de Google Docs o algún software especializado, para diseñar las preguntas que deberán responder los empleados y así facilitar el llenado de la información de su expediente.
Recomendaciones finales
Es importante tener en cuenta algunas recomendaciones.
Contar con una lista completa (check list) de los documentos requeridos para integrar el expediente de cada empleado.
Determinar el estatus de los expedientes actuales, si están completos, actualizados y si están de buena calidad.
Diseñar un plan de acción para recabar la información faltante o incompleta.
Comunicar a todos los empleados que se está haciendo una actualización de los expedientes y el mecanismo que se pondrá en marcha para la recabar toda la información.
Poner acción: Enviar los cuestionarios por correo, solicitar la información el día de pago, colocar una mesa de ayuda con personal capacitado para recibir la documentación.
Si es el caso, contratar al personal de apoyo para escanear los expedientes. Asignarle un lugar con el equipo suficiente y capacitarlo para que lleve a cabo su labor. Hacer pruebas físicas para medir el tiempo que lleva escanear un expediente completo. Elaborar un plan de trabajo para que cada persona cubra un determinado número de expedientes por hora o por día. Importante: los nombres de los archivos deberán contener el ID de cada empleado y de preferencia una abreviatura del documento que contienen. Todos con la misma estructura para facilitar su consulta.
Listo. Tendrás TODOS los documentos que integran el expediente de cada uno de tus empleados acta de nacimiento, comprobante de domicilio, INE, CURP, etc., de manera digital en un solo lugar, no importa el formato en que los tengas digitalizados. Contando con la herramienta adecuada, solo tendrás que seleccionar al empleado y dar un clic en el botón de expedientes para visualizar la información deseada.